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Archivierung
E-Mail- und Datenarchivierung – Rechtssicher und unveränderbar
Archivierung wird oft mit Backup verwechselt, hat aber ein völlig anderes Ziel. Ein Archiv dient der langfristigen, unveränderbaren Aufbewahrung von Daten, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen. In Deutschland zwingen die GoBD Unternehmen dazu, geschäftsrelevante E-Mails revisionssicher zu speichern. ITTK.io implementiert Lösungen für die Archivierung, die im Hintergrund arbeiten und sicherstellen, dass Sie bei einer Steuerprüfung entspannt bleiben können. Wir unterscheiden hierbei strikt zwischen Archiv und kurzfristigen Backup-Strategien.
Rechtliche Notwendigkeit vs. Speicherplatz
Viele Unternehmen archivieren „alles“, weil sie unsicher sind. Das verstopft Speicher und kostet Geld. Eine gute Strategie definiert genau, was wie lange aufbewahrt werden muss. Moderne Cloud-Archive, wie sie etwa in Exchange Online integriert sind, bieten unbegrenzten Speicherplatz und starke Suchfunktionen. Ein Mitarbeiter kann eine Jahre alte E-Mail in Sekunden finden. Wir richten diese Systeme so ein, dass der Prozess automatisch erfolgt (Journaling), ohne dass der Nutzer eingreifen muss oder etwas vergessen kann.
Datenschutz und Mitarbeiterrechte
Archivierung ist ein Minenfeld im Datenschutz. Darf man E-Mails von Mitarbeitern archivieren, wenn auch private Nutzung erlaubt ist? Hier beraten wir Sie technisch und organisatorisch, um die DSGVO und das Fernmeldegeheimnis zu wahren. Oft ist die Lösung ein Verbot privater E-Mail-Nutzung am Arbeitsplatz oder der Einsatz von Filtertechnologien. Als Ihr Partner für IT-Services in Düsseldorf hilft ITTK.io Ihnen, eine Lösung zu finden, die Compliance und Privatsphäre unter einen Hut bringt.
